Вы обнаружили, что ваш почтовый ящик переполнен, и вы пропускаете важные электронные письма? Если да, узнайте, как организовать Gmail, используя это руководство.
Вы боитесь открывать свой Gmail, потому что там такой беспорядок? У вас есть тысячи непрочитанных писем, с которыми вы всегда собирались разобраться позже? Вы пропустили важное электронное письмо, потому что оно потерялось среди всех других непрочитанных писем?
Если это звучит знакомо, не все потеряно. В Gmail есть несколько очень полезных инструментов, которые могут помочь вам привести свой почтовый ящик в форму и, возможно, даже осуществить самую заветную мечту: обнулить почтовый ящик.
Вот несколько полезных советов по организации Gmail.
1. Выберите правильный тип папки «Входящие»
Если вы не углубились в настройки Gmail, скорее всего, вы все еще используете папку «Входящие» по умолчанию. Вы можете даже не знать, что существуют разные типы почтовых ящиков, которые вы можете использовать. Выбор правильного типа почтового ящика может иметь огромное значение для организации Gmail. Давайте посмотрим на ваши варианты.
Входящие по умолчанию
Это стандартный вид Gmail. У вас есть вкладки в верхней части страницы для основного почтового ящика, рекламных акций и социальных сетей.
Важно в первую очередь
Эффективный способ следить за тем, чтобы вы всегда были в курсе своих самых важных электронных писем, Important First узнает, какие электронные письма вы открываете чаще всего и на какие отвечаете, а также использует другие подсказки, чтобы размещать наиболее важные электронные письма в верхней части списка. ваш почтовый ящик.
Сначала непрочитано
Если вы не всегда открываете каждое электронное письмо по порядку, этот тип почтового ящика может быть очень полезным. Ваша почта разделена на две части; непрочитанные электронные письма в верхнем разделе и те, которые вы открыли ниже.
Помечено первым
Если вы хотите контролировать, какие электронные письма считаются наиболее важными, Starred First позволяет размещать все сообщения, которые вы пометили звездочкой, впереди и по центру. Как и в случае с «Сначала непрочитано», ваши сообщения разделены на две части.
Приоритетные входящие
Это разбивает ваш Gmail на четыре разных раздела и позволяет настраивать их с помощью таких параметров, как «Непрочитанные», «Важные и непрочитанные» и «Помеченные».
Несколько входящих
Если вам недостаточно одного почтового ящика, вы можете рассортировать свою электронную почту по нескольким различным почтовым ящикам. Вы можете создать разные критерии поиска для каждого почтового ящика, чтобы вся ваша почта попадала в нужный вам почтовый ящик.
Как переключить тип почтового ящика Gmail
Переключиться на другой тип почтового ящика можно быстро и легко. Вы можете выбрать и настроить тип почтового ящика в настройках Gmail.
Чтобы изменить тип почтового ящика в Gmail:
- Нажмите на Настройки икона.
- в Быстрые настройки панель, выберите тип почтового ящика.
- Если вы выберете По умолчанию, приоритет Входящие, или Несколько входящих вы можете нажать Настроить чтобы выбрать параметры для выбранного почтового ящика.
- Когда вы закончите, нажмите кнопку Икс в верхней части меню.
2. Используйте ярлыки
В Gmail есть набор предопределенных меток, таких как «Важные» и «Отправленные», которые применяются к вашим электронным письмам, но вы можете создавать свои собственные метки, чтобы упорядочить папку «Входящие». Создание ярлыков для таких категорий, как «Друзья» и «Работа», позволяет быстро получать доступ к определенным типам электронных писем, щелкая ярлык на боковой панели.
Чтобы создать новые ярлыки в Gmail:
- Нажмите на Настройки икона.
- Нажмите на Посмотреть все настройки кнопка.
- Выберите Этикетки вкладка
- Нажмите Создать новый ярлык.
- Введите имя для вашего ярлыка.
- Если вы хотите вложить его под другой ярлык, отметьте Ярлык гнезда под поле и выберите ярлык, под которым вы хотите вложить его.
- Нажмите Создавать. Теперь ваша метка появится на боковой панели.
- Чтобы применить ярлык к сообщению электронной почты, щелкните сообщение правой кнопкой мыши, наведите Пометить каки выберите ярлык.
- Вы также можете добавить метку, открыв письмо и нажав на значок Этикетки значок в верхней части экрана.
- Выберите свой ярлык и нажмите Применять.
- Вы также можете использовать фильтры для применения меток. Вы можете узнать больше о фильтрах ниже.
3. Архивировать, а не удалять
В поисках нулевого почтового ящика может быть приятно удалить все электронные письма, которые вам больше не нужны. Это нормально, пока вы не поймете, что электронная почта вам нужна для доступа к электронной почте, которую вы уже удалили.
Вот тут и приходит на помощь архивация. Архивация электронной почты переместит ее из папки «Входящие», так что вы все равно сможете достичь своей цели — свести папку «Входящие» к нулю. Но все заархивированные сообщения по-прежнему будут доступны для поиска, поэтому, если они вам когда-нибудь понадобятся, вы можете легко их получить. Архивировать так же просто, как и удалять, если вы знаете, как это сделать, и это простой способ упорядочить Gmail.
Чтобы заархивировать письмо в Gmail:
- Откройте письмо, которое хотите заархивировать.
- В верхней части экрана нажмите кнопку Архив икона.
- Ваш адрес электронной почты больше не будет отображаться в папке «Входящие», но его все равно можно будет найти в Вся почта просмотра и появится в результатах поиска.
- В качестве альтернативы, чтобы заархивировать более одного электронного письма за раз, вы можете выбрать несколько электронных писем в папке «Входящие» и щелкнуть правой кнопкой мыши одно из них, а затем выбрать Архив.
4. Отправить и архивировать
Если вы поклонник архивирования, вы можете использовать полезный инструмент, который будет архивировать сообщение, как только вы его отправите. Электронное письмо останется скрытым, если получатель не ответит на него, после чего оно снова появится в вашем почтовом ящике. Эта полезная функция по умолчанию отключена.
Чтобы включить функцию «Отправить и архивировать» в Gmail:
- Нажмите на Настройки икона.
- Нажмите на Посмотреть все настройки кнопка.
- Выберите Общий вкладка
- Нажмите на Показывать кнопку «Отправить и архивировать» в ответе кнопка.
- Прокрутите вниз до нижней части экрана и нажмите Сохранить изменения.
- Когда вы отвечаете на электронное письмо, вы теперь увидите опцию «Отправить и заархивировать вашу электронную почту».
5. Фильтры — ваши друзья
Фильтры Gmail можно использовать для того, чтобы ненужная вам почта не попадала в папку «Входящие». Вы можете настроить фильтры, чтобы применять метки к определенным электронным письмам или отправлять те раздражающие «шутки», которые ваша двоюродная бабушка отправляет вам прямо в корзину. Если вы хотите организовать свою учетную запись Gmail, очень важно научиться использовать фильтры.
Полезным примером фильтра является отправка любых электронных писем с информационными бюллетенями прямо в ваш архив.
Чтобы электронные письма с информационными бюллетенями пропускали ваш почтовый ящик в Gmail:
- Нажмите на Параметры поиска значок в строке поиска.
- в Есть слова поле, тип тынподписаться.
- Нажмите Создать фильтр.
- Проверить Пропустить папку «Входящие» (архивировать) коробка.
- Нажмите Создать фильтр.
- Теперь никакие электронные письма со словом «отписаться» не будут появляться в вашем почтовом ящике, но их все равно можно найти в папке «Входящие». Вся почта папка.
6. Отложите несрочные электронные письма
Если электронное письмо нужно обработать, но оно не является приоритетным, о нем может быть слишком легко забыть, поскольку оно оказывается погребенным под горой других электронных писем. Откладывание вашей электронной почты возвращает ее в верхнюю часть папки «Входящие» в выбранное вами время.
Чтобы отложить письмо в Gmail:
- Наведите указатель мыши на письмо, которое хотите отложить.
- Нажмите на Вздремнуть икона.
- Выберите один из предопределенных параметров или выберите свое время и дату, щелкнув Выберите дату и время.
- Письмо будет удалено из папки «Входящие», но вернется в верхнюю часть папки «Входящие» в указанное время и дату.
Получите больше от Gmail
Изучение того, как организовать Gmail, гарантирует, что вы будете отвечать за свою электронную почту, а не ваша электронная почта будет отвечать за вас. Есть много других хитростей, которые помогут вам получить больше от вашей учетной записи Gmail.
Вы можете узнать, как быстро находить непрочитанные электронные письма в Gmail. Вы можете разгруппировать электронные письма, если вам трудно следить за представлением беседы. Не только это, но вы также можете создать групповой список адресов электронной почты, чтобы быстро отправить письмо нескольким людям одновременно.