Как получить максимальную отдачу от сводных таблиц в Excel

Сводные таблицы идеально подходят для анализа данных, особенно если в вашей таблице Excel несколько рабочих листов. Создание сводной таблицы в Excel — это одно, а эффективное использование этой мощной функции — совсем другое.

Это может показаться сложным, но как только вы освоите использование сводных таблиц, все станет возможным. Вот несколько важных советов о том, как максимально эффективно использовать сводные таблицы в Excel.

Использование динамических диапазонов данных

При создании сводной таблицы вы используете заданный диапазон данных (например, ячейки от A1 до D4). Создание стандартной таблицы Excel из набора данных перед созданием сводной таблицы означает, что при добавлении или удалении данных сводная таблица должна автоматически обновляться. Это означает, что информация, содержащаяся в вашей сводной таблице, всегда будет точной.

Для этого выберите ячейку в наборе данных, затем нажмите Ctrl+Т на вашей клавиатуре. Нажимать ХОРОШО для подтверждения и создания базовой таблицы Excel.

Из вашей новой таблицы вы можете создать сводную таблицу, которая будет обновляться при изменении данных. Нажмите Дизайн > Подведение итогов с помощью сводной таблицы сделать это.

Затем вы можете создать свою сводную таблицу Excel как обычно, оставив свою таблицу в качестве диапазона данных. Укажите, где вы хотите, чтобы ваша сводная таблица была создана, прежде чем щелкнуть ХОРОШО чтобы создать его. После создания добавьте поля данных, которые вы хотите видеть в сводной таблице.

Если ваша сводная таблица не обновляется автоматически, чтобы отразить какие-либо изменения в вашем наборе данных, нажмите Анализ > Обновить обновить вручную.

Использование итоговых процентов

Итоги, показанные в сводной таблице, обычно отображаются в виде чисел, но вы можете изменить их на проценты. Например, набор данных содержит информацию о группе студентов со столбцом, помеченным Пропущенный урок что указывает, пропустили ли они когда-либо урок.

Чтобы рассчитать процентную долю учащихся в этой группе, которые никогда не пропускали занятия, по сравнению с количеством пропустивших, мы могли бы использовать общий процент. Для этого щелкните правой кнопкой мыши номер в столбце, который вы хотите изменить, затем нажмите Показать значения как > % от общей суммы.

В обновленной таблице будут показаны итоги в процентах — в данном случае 90% для Нет, 10% для Да. Есть и другие варианты, в том числе % от общего количества столбцовесли вы предпочитаете использовать их вместо этого.

Переименование меток заголовков сводной таблицы

Когда вы создаете сводную таблицу, заголовки из вашего существующего набора данных используются для маркировки столбца. Когда вы манипулируете своими данными с помощью SUM или других функций, Excel обычно создает менее чем воображаемый заголовок, чтобы сопоставить обрабатываемые данные с функцией.

В нашем примере подсчет количества учащихся с помощью Студенческий билет столбец создает заголовок сводной таблицы, называемый Граф оf студенческий билет. Это несколько говорит само за себя, но заголовок все же можно переименовать, чтобы сделать цель этой сводной таблицы более понятной.

Для этого просто отредактируйте заголовок сводной таблицы, как и любую другую ячейку. Дважды щелкните ячейку, чтобы начать ее редактирование, затем замените текст. Вы также можете щелкните правой кнопкой мыши > Настройки поля значениязатем введите замещающее имя в поле Пользовательское имя поле перед нажатием ХОРОШО сохранить.

Ваш пользовательский заголовок останется на месте, если (или пока) вы не удалите этот столбец из своей сводной таблицы.

Использование детализации в сводных таблицах Excel

Если у вас есть сводная таблица, содержащая итоги чего-либо, вы можете развернуть для быстрого просмотра информации, которая соответствует ему. Например, в таблице, которая содержит количество учащихся, пропустивших занятия (используя наш предыдущий набор данных списка учащихся), мы можем быстро использовать этот метод для просмотра того, кто пропустил (или не пропустил) занятие.

Для этого дважды щелкните один из ваших итогов.

Используя приведенный выше пример, чтобы просмотреть всех учащихся, пропустивших занятие, дважды щелкнув общее количество для Нет (номер 9 в ячейка B4в Количество студенческих билетов столбец) отобразит таблицу с соответствующими учащимися на новом рабочем листе.

Изменение форматирования номера ячейки в сводных таблицах

По умолчанию данные сводной таблицы отображаются в Общий формат номера ячейки. Вместо того, чтобы вручную форматировать каждую ячейку в другой числовой формат, вы должны вместо этого настроить свою сводную таблицу.

Например, добавленный столбец в наш набор данных списка классов называется Плата за спортивный комплект отображает непогашенную сумму, причитающуюся каждому учащемуся за стоимость спортивного игрового комплекта, указанную в долларах в исходной таблице. Добавление этих данных в сводную таблицу отображает информацию в Общий формат номера ячейки, а не правильный Валюта формат.

Чтобы изменить это, щелкните правой кнопкой мыши метку заголовка в сводной таблице и выберите Настройки поля значения.

Оттуда нажмите кнопку Кнопка Формат числа. Выбирать Валюта из Формат ячеек меню перед нажатием кнопки ХОРОШО кнопка для сохранения.

Данные в вашей сводной таблице будут обновлены, чтобы использовать обновленный формат номера ячейки. Для этого примера переход от Общий к Валюта добавлены знаки доллара к каждому значению.

Быстрое дублирование сводных таблиц

Вам не нужно создавать новую сводную таблицу каждый раз, когда вы хотите проанализировать свои данные немного другим способом. Например, если вы хотите скопировать сводную таблицу с пользовательским форматированием, вы можете просто продублировать сводную таблицу.

Для этого щелкните ячейку в сводной таблице и нажмите Ctrl+А для выбора таблицы в целом. Щелкните правой кнопкой мыши и нажмите Копироватьили нажмите Ctrl+С на вашей клавиатуре.

Выберите пустую ячейку в другом месте электронной таблицы Excel, на том же или другом листе, затем щелкните правой кнопкой мыши> Вставить или нажмите Ctrl+V вставить его.

Новая таблица будет идентична старой таблице с тем же форматированием и набором данных. Затем вы можете изменить сводную таблицу, чтобы сообщать другую информацию.

Использование Excel для анализа данных

Хотя сводные таблицы полезны, они не являются единственным способом анализа данных в электронной таблице Excel. Вы можете объединить свои данные Excel, чтобы их было легче понять, или использовать условное форматирование, чтобы выделить определенные части ваших данных.

Благодаря этим передовым функциям Excel новые пользователи могут сразу приступить к работе и начать создавать расширенные электронные таблицы Excel.